Rechtliche Grundlagen für den Einsatz von Registrierkassen in Deutschland

Wann brauche ich eine Registrierkasse?

Grundsätzlich müssen aber Jahresumsätze ab 15.000€ und Barumsätze ab 7.500€ im Jahr elektronisch erfasst und dokumentiert werden. In diesem Fall greift die ab 2023 für alle in krafttretende TSE-Pflicht.  In Deutschland gibt es grundsätzlich keine Registrierkassenpflicht wie im Nachbarland Österreich. Der Unternehmer oder die Unternehmerin kann frei zwischen einer offenen Ladenkasse und einer Registrierkasse entscheiden.

 

Wann brauche ich eine Registrierkasse?

In Deutschland gibt es keine Pflicht für die Nutzung der einer Registrierkasse, wird aber ein elektronisches System für die Aufzeichnung von Buchungen verwendet, muss diese seit dem 01.01.2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

Wenn keine Registrierkasse verwendet wird, muss eine offene Ladenkasse geführt werden und die daraus resultierenden Vorschriften erfüllt werden.

Auf jedem Fall muss bei jedem Barverkauf dem Kunden ein Beleg (Belegausgabepflicht) übergeben werden.

 

Was ist GoBD?

Die GoBD regelt die grundsätzlich wichtigen Informationen und die Durchführung in Bezug auf die Buchhaltung und die Aufzeichnungen, die geführt werden müssen, damit alles Finanzamt konform ist. Das heißt, dass die primasello Daten Nachvollziehbar, Vollständig, Unveränderlich, Zeitnah und Geordnet sind, sodass es mit den Richtlinien des Finanzamtes keine Probleme gibt. In primasello ist jede Buchung und Rechnung nachvollziehbar erfasst, indem diese eine einmalige fortlaufende Nummer zur Identifizierung erhalten. Die Vollständigkeit der Daten wird in primasello gewährleistet, indem jeder Geschäftsvorfall eine eindeutige Belegnummer erhält. Des Weiteren können alle Daten der Kasse mit den TAR-Archiv der TSE verglichen werden. Die Vollständigkeit der Eingabe der Geschäftsfälle obliegt dem Bediener. Die Richtigkeit der Datenaufzeichnung wird in primasello gemäß der KassenSichV durch Einsatz der TSE gewährleistet. In primasello werden die erfassten Buchungen und Rechnungen sofort archiviert und stehen sofort digital zur Verfügung. In primasello erfolgt die Archivierung der Daten in geordneter weise. Es werden Bareinnahmen und bargeldlose Geschäftsfälle getrennt aufgezeichnet.

 

Wie funktioniert die Datensicherung bei Registrierkassen?

Die Sicherung der Kassendaten erfolgt ausschließlich lokal auf der Hardware. Zusätzlich werden die Daten in regelmäßigen abständen auf dem freien Speicherplatz der TSE im DSFinV-K Format gesichert. Im Prüfungsfall können die Kassendaten im DSFinV-K Format entweder von der Hardware oder vom externen Datenträger exportiert werden.

 

Was passiert bei einem Defekt der Hardware?

Bei einem Defekt der Hardware kann es zum Verlust der gesetzlich vorgeschriebenen Kassendaten im DSFinV-K Format kommen. Vorbeugend werden diese Daten deshalb automatisch mit jedem Kassenabschluss auf einem externen Datenträger gesichert. Dabei handelt es sich um den freien Speicherplatz der technischen Sicherheitseinrichtung. Es kann jedoch zum Verlust der Daten kommen, welche noch nicht gesichert werden.

 

Gibt es bei Kassen verschiedene Benutzer?

In primasello können bis zu 98 Benutzer angelegt werden. Jedem Benutzer muss dann eine Benutzerrolle zugewiesen werden. In primasello sind die Benutzerrollen System, Techniker, Manager und Bediener vordefiniert. Diese verfügen über unterschiedliche Berechtigungen und können somit nur gewissen Aktionen in der Kasse ausführen.

 

Wie funktioniert der Datenexport bei Registrierkassen?

Aus primasello können jederzeit die gesetzlich vorgeschriebenen Daten exportiert werden. Der Export der Daten kann dabei im DSFinV-K-Format erfolgen. Es ist somit jederzeit möglich die aufgezeichneten Registrierkassen-Daten in einem maschinell auswertbaren Format aus der Registrierkasse zu exportieren. Es können ebenfalls die Daten der TSE exportiert werden. Es können ebenfalls die Daten der TSE exportiert werden. Eine genaue Beschreibung, wie der Datenexport erfolgt, befindet sich auf https://docs.primasello.eu/docs/bedienung/sicherheitsmodul-tse.